E-Rechnungspflicht 2025 Checkliste für kleine Unternehmen

Warum 2025 ein Wendepunkt wird

Deutschland zieht die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich hoch. Spätestens zum 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Große Unternehmen sind ab dann auch zum Versand verpflichtet. 2026 folgen bilanzierungspflichtige Betriebe, 2027/2028 schließlich die übrigen KMU und Freiberufler. Wer heute Prozesse vorbereitet, verhindert hektische Umstellungen in letzter Minute.

Gesetzliche Timeline & Übergangsfristen

• 01.01.2025 – Annahmeverpflichtung für alle Unternehmen, Versandpflicht für große Betriebe.
• 01.01.2026 – Pflicht zur strukturierten E-Rechnung für bilanzierende Unternehmen, freiwillige Nutzungsmöglichkeit für Kleinunternehmer.
• 01.01.2027 – Flächendeckende B2B-E-Rechnung auch für kleine Unternehmen, reduzierte Übergangslösung für Papierrechnungen endet.
• 01.01.2028 – Vollständige Ablösung klassischer PDF- und Papierrechnungen im B2B-Bereich.

Behalte zusätzlich die Anforderungen deiner Branche im Blick: Öffentliche Auftraggeber verlangen bereits heute XRechnung oder Peppol.

Pflichtfelder & Stammdaten vorbereiten

1. Adress- und Steuerdaten – Prüfe, ob alle Kundendatensätze vollständige Anschriften, USt-IdNr. und gegebenenfalls Leitweg-ID enthalten.
2. Referenzen – Hinterlege Bestellnummern, Projektreferenzen (BT-11), Vertrags-IDs und Zahlungskonditionen strukturiert in deinem ERP oder CRM.
3. Bank- und Zahlungsdaten – Definiere IBAN/BIC, Zahlungsreferenzen und SEPA-Mandate zentral, damit sie in jeder Vorlage identisch ausgegeben werden.
4. Produkte & Leistungen – Ergänze Einheiten (UNIT-Codes), Steuersätze und eventuelle Reverse-Charge-Kennzeichen für jede Leistungsart.

Unsere Word-Templates markieren alle Business Terms (BT/BG) sichtbar, sodass du fehlende Angaben sofort erkennst.

Technische Umsetzung mit Word-Templates & Invoixo

1. Vorlage wählen – Lade eine der zehn optimierten DOCX-Dateien herunter (z. B. Standard, Behörde oder Bau).
2. Felder ausfüllen – Trage die Platzhalter systematisch ab, füge Logo sowie Corporate Design hinzu und speichere die Vorlage unter neuem Namen.
3. Import in Invoixo – Ziehe die Datei in den Generator, prüfe das automatisch erkannte Mapping und exportiere XRechnung, ZUGFeRD oder versende via Peppol.
4. Validierung & Archiv – Nutze die integrierte Prüflogik, um Schematron-Fehler zu vermeiden, und archiviere die E-Rechnungen GoBD-konform.

Mit diesem Workflow sparst du dir teure Individualentwicklungen und bist trotzdem innerhalb weniger Minuten compliant.

Organisatorische Maßnahmen

• Verantwortlichkeiten festlegen – Benenne eine verantwortliche Person für Stammdatenpflege, eine für Qualitätsprüfung und eine für den Versand.
• Arbeitsanweisungen dokumentieren – Beschreibe, welche Vorlage in welchem Szenario verwendet wird (Projekt, Behörde, Ausland etc.).
• Mitarbeitende schulen – Erkläre den Unterschied zwischen PDF, XRechnung und ZUGFeRD, zeige den Importprozess und definiere Freigaben.
• Archiv & Nachweise – Plane, wo E-Rechnungen abgelegt werden (DMS, revisionssicheres Archiv, Invoixo Export) und wie lange Aufbewahrung erfolgt.

Empfohlener Umsetzungsfahrplan

Fazit und nächste Schritte

Die E-Rechnungspflicht 2025 ist keine reine IT-Aufgabe: Sie betrifft Stammdatenqualität, Prozesse, Schulungen und Compliance gleichermaßen. Mit den Invoixo Word-Templates bereitest du alle Pflichtfelder vor, während die App den Export in XRechnung, ZUGFeRD und Peppol automatisiert. Starte jetzt mit der Checkliste, definiere Verantwortlichkeiten und verschaffe dir einen Vorsprung gegenüber Wettbewerbern, die erst kurz vor Fristbeginn reagieren.