Kostenlose E-Rechnung Vorlagen für Word (DOCX) – XRechnung ready

Strukturierte Pflichtfelder ohne Designverlust

Jede unserer Vorlagen wurde auf Basis echter Rechnungsprüfungen aufgebaut. Du bekommst sauber benannte Platzhalter für alle Business Terms (BT/BG) der EN16931. Logos, Farben und Typografie kannst du trotzdem frei anpassen.

Direkte Übergabe in den Invoixo Generator

Die Feldnamen entsprechen exakt den API-Schlüsseln der Invoixo App. Sobald du die Word-Datei in Invoixo importierst, entsteht daraus automatisch eine valide XRechnung – ganz ohne zusätzliches Mapping.

Internationale Anforderungen einkalkuliert

Peppol-IDs, Leitweg-ID, DUNS, Bank- und Zahlungsreferenzen, Projektreferenzen (BT-11) sowie Steueroptionen für innergemeinschaftliche Leistungen sind bereits vorgedacht. So bleibst du auch bei EU-weiten Aufträgen compliant.

Zeitplan kurz erklärt

• 2025: Pflichtannahme für alle Unternehmen, Pflichtstellung für große Firmen. Du brauchst Empfang und Versandfähigkeit.
• 2026: Verpflichtung für alle bilanzierenden Unternehmen. Spätestens jetzt muss dein ERP oder Tool XRechnung liefern.
• 2028: Vollausbau – keine Papierrechnungen mehr, Peppol oder zertifizierter Provider wird Standard.

Was bedeutet das für dich?

Setze jetzt auf Vorlagen, die alle Pflichtfelder enthalten. Wer erst 2026 beginnt, muss Prozesse doppelt anpassen. Unsere Templates liefern dir das Grundgerüst für Angebote, Teil- und Schlussrechnungen.

Bonus: Abgrenzung zu ZUGFeRD

Unsere Platzhalter berücksichtigen sowohl reine XRechnung als auch hybride Ansätze (Factur-X). Damit kannst du Kunden in Deutschland und Frankreich gleichermaßen bedienen.

1. Vorlage auswählen und ausfüllen

Fülle Rechnungsnummer, Datum, Kundendaten, Projekt und Positionen direkt in der Word-Datei aus. Platzhalter wie {SELLER_NAME} oder {PAYMENT_MEANS_CODE} zeigen dir die richtigen Felder.

2. Datei in Invoixo importieren

Ziehe das Dokument in den Invoixo Generator. Alle Felder werden automatisch eingelesen. Du kannst optional CI-Bausteine hinterlegen oder Validierungen aktivieren.

3. Export oder Versand starten

Entscheide, ob du die Rechnung als XRechnung-XML, ZUGFeRD-PDF oder via Peppol versenden möchtest. Unsere Vorlagen sind bereits auf Mehrsprachigkeit und Steuerlogik (19 %, 7 %, Reverse Charge) vorbereitet.

Offizielle KoSIT-Validierung für XRechnung & ZUGFeRD

Unser Validator nutzt die offizielle KoSIT-Prüflogik (XRechnung 3.0.2) und zeigt dir detailliert, ob deine E-Rechnung allen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Lade einfach eine XML- oder ZUGFeRD-PDF hoch und erhalte sofort ein ausführliches Prüfprotokoll.

Sichere Verarbeitung ohne Cloud-Upload

Die Validierung läuft komplett auf unserem Server in Deutschland. Hochgeladene Dateien werden verschlüsselt (AES-256-GCM) gespeichert und automatisch nach 30 Tagen gelöscht. Für maximale Datensicherheit kannst du auch Invoixo nutzen – komplett offline, ohne jegliche Uploads.

Fehler automatisch beheben mit Invoixo

Zeigt der Validator Fehler oder Warnungen? Invoixo erstellt aus deinen Word- oder PDF-Vorlagen automatisch valide XRechnungen und ZUGFeRD-Dokumente – offline, ohne Programmierung. Teste jetzt den XRechnung Validator oder starte direkt mit Invoixo.

Sind die Vorlagen wirklich kostenlos?

Ja. Die Downloads bleiben frei verfügbar. Wir freuen uns, wenn du später auf die Invoixo App wechselst, um Versand, Validierung und Archivierung zu automatisieren.

Welche Felder muss ich unbedingt ausfüllen?

Mindestens: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum, Zahlungsziel, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag, Bruttobetrag, Verkäufer-/Käuferdaten, Zahlungsinformationen. Unsere Platzhalter markieren diese Pflichtfelder.

Enthalten die Vorlagen eine Leitweg-ID?

Du findest ein separates Feld für die Leitweg-ID (BT-10). Falls dein Kunde keine ID nutzt, kannst du das Feld leer lassen oder “0000” eintragen.

Kann ich mein Logo und Corporate Design nutzen?

Klar! Ersetze einfach den Logo-Platzhalter und passe Farben und Schriften an. Die Feldbenennung bleibt erhalten, sodass die Automatisierung weiterhin funktioniert.

Wie sicher ist die Übergabe an Behörden?

Mit der Kombination aus Vorlage + Invoixo Generator erzeugst du valide XRechnungen, die direkt via Peppol versendet werden können. Du ersparst dir teure Spezialsoftware und bleibst revisionssicher.