XRechnung XML aus Word-Rechnung erstellen

Ausgangspunkt: Word-Dokument mit strukturierten Platzhaltern

Damit eine Word-Datei konvertiert werden kann, müssen alle Pflichtfelder eindeutig beschriftet sein. Verwende Platzhalter wie {SELLER_NAME}, {PAYMENT_REFERENCE} oder {LINE_ITEM_TAX_RATE} – exakt so, wie unser Template-Generator sie erwartet. Je sauberer die Beschriftung, desto weniger Nacharbeit im Mapping.

Pflichtfelder im Überblick

Kopfbereich: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum, Leitweg-ID (falls Behördenkunde), Zahlungsziel, Zahlungsreferenz.
Adressdaten: Verkäufer- und Käuferadresse inklusive USt-IdNr., Kontakt und optional Leitweg-ID.
Positionen: Mengen, Einheiten (UNIT-Codes), Einzelpreise, Steuersätze, Steuerbeträge sowie Summen.
Referenzen: Projekt-/Vergabereferenz (BT-11), Bestellnummer, Vertrags-ID, Zahlungsbedingungen.

Unsere zehn Word-Templates enthalten alle Felder bereits als Platzhalter und berücksichtigen Sonderfälle wie Reverse Charge oder Strukturierungen nach Leistungszeitraum.

Schritt-für-Schritt: Word zu XRechnung XML

Software auswählen – Tools, die XRechnung nativ exportieren, im Vergleich prüfen. Free-Tier-Optionen sind für Solo-Selbstständige ausreichend.
Stammdaten anlegen – Eigene USt-IdNr., Bankverbindung, Standard-Zahlungsbedingungen und Logo einmalig hinterlegen.
Rechnung erfassen – Positionen, Steuersätze, Leitweg-ID (BT-10), Projektreferenz (BT-11) und Lieferdatum erfassen.
Validierung im Tool – Die meisten Tools prüfen das XML bereits beim Export. Zusätzlich kannst du das Ergebnis im kostenlosen Online-Validator gegenchecken.
Mapping prüfen – Fehlende Felder ergänzen. Defaults für zukünftige Rechnungen speichern.
XML exportieren – XRechnung-Datei erzeugen, via Peppol versenden oder mit einem ZUGFeRD-PDF kombinieren.

Validierung & Fehlerbehebung

Schematron-Checks – Der Online-Validator zeigt dir Pflichtfeldverletzungen (z. B. fehlende BT-10 Leitweg-ID) in Klartext.
Konsistenz der Beträge – Netto + Steuer muss Brutto entsprechen; arbeite mit zwei Dezimalstellen und ISO-Währungscodes.
Code-Listen – Verwende gültige UNIT-Codes, Zahlungsartencodes (z. B. 58 für SEPA-Überweisung) und Länderkennzeichen.
Datumsformate – Halte dich an ISO 8601 (YYYY-MM-DD). Das Tool konvertiert aus dem deutschen Format automatisch, sofern die Werte korrekt erkannt werden.

Automatisierungsmöglichkeiten

Vorlagenversionierung – Speichere pro Kundengruppe eine Vorlage (Behörde, Ausland, Retainer) und pflege Änderungen zentral.
Serienrechnungen – Cloud-Tools erzeugen mit ein paar Klicks Wiederholungs- oder Abonnement-Rechnungen mit konsistenten Stammdaten.
Peppol-Versand – Richte einen Access-Point direkt in deinem Tool ein, damit die validierte XML ohne Zwischenschritte rausgeht.
Archivierung – Nutze die Exportfunktionen (XML, PDF, JSON) für dein Dokumentenmanagement oder DATEV-Import.

Häufige Fragen

Wie gehe ich mit Teil- und Schlussrechnungen um?
Verwende das Projekt-/Meilenstein-Template. Es enthält Felder für Leistungszeitraum, Abschlag und Restbetrag, die korrekt auf BT/BG abgebildet werden.

Kann ich mehrere Steuersätze in einer Rechnung kombinieren?
Ja. Nutze das Mehrwertsteuer-Mix-Template. Jede Position trägt ihren Steuersatz; die Totalsplitts werden automatisch erzeugt.

Was passiert, wenn ein Feld fehlt?
Die Validierung meldet präzise, welches Business Term betroffen ist. Ergänze den Wert in deinem Rechnungstool und speichere die Korrektur in den Stammdaten — so wiederholt sich der Fehler nicht.

Fazit

Mit der richtigen Cloud-Software wandelst du Rechnungsdaten ohne Programmierkenntnisse in eine validierte XRechnung-XML. Die Kombination aus Stammdatenpflege, automatischem Mapping und Schematron-Prüfung stellt sicher, dass jede Rechnung Behörden- und B2B-Anforderungen entspricht — inklusive Export nach Peppol oder ZUGFeRD. Welche neun Tools das aktuell sauber leisten, zeigt der Software-Vergleich.