XRechnung XML aus Word-Rechnung erstellen

Ausgangspunkt: Word-Dokument mit strukturierten Platzhaltern

Damit eine Word-Datei konvertiert werden kann, müssen alle Pflichtfelder eindeutig beschriftet sein. Verwende Platzhalter wie {SELLER_NAME}, {PAYMENT_REFERENCE} oder {LINE_ITEM_TAX_RATE} – exakt so, wie unser Template-Generator sie erwartet. Je sauberer die Beschriftung, desto weniger Nacharbeit im Mapping.

Pflichtfelder im Überblick

Kopfbereich: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferdatum, Leitweg-ID (falls Behördenkunde), Zahlungsziel, Zahlungsreferenz.
Adressdaten: Verkäufer- und Käuferadresse inklusive USt-IdNr., Kontakt und optional Leitweg-ID.
Positionen: Mengen, Einheiten (UNIT-Codes), Einzelpreise, Steuersätze, Steuerbeträge sowie Summen.
Referenzen: Projekt-/Vergabereferenz (BT-11), Bestellnummer, Vertrags-ID, Zahlungsbedingungen.

Unsere zehn Word-Templates enthalten alle Felder bereits als Platzhalter und berücksichtigen Sonderfälle wie Reverse Charge oder Strukturierungen nach Leistungszeitraum.

Schritt-für-Schritt: Word zu XRechnung XML

Vorlage auswählen – Lade das Template herunter, das zu deinem Szenario passt (Standard, Behörde, Bau, International etc.).
Felder ausfüllen – Ersetze die Platzhalter durch echte Werte, nutze Wiederverwendung über Word-Bausteine oder Link zum ERP.
Version speichern – Hinterlege die ausgefüllte Rechnung als eigene DOCX-Datei, damit du bei Änderungen jederzeit zurückspringen kannst.
Import in Invoixo – Ziehe die Datei in den Generator. Das Tool erkennt Platzhalter automatisch und ordnet sie dem EN16931-Datenmodell zu.
Mapping prüfen – Fehlende Felder ergänzt du direkt in der Oberfläche. Optional kannst du Defaults für zukünftige Rechnungen speichern.
XML exportieren – Erzeuge die XRechnung-Datei, versende sie via Peppol oder kombiniere sie mit einem ZUGFeRD-PDF.

Validierung & Fehlerbehebung

Schematron-Checks – Invoixo zeigt dir Pflichtfeldverletzungen (z. B. fehlende BT-10 Leitweg-ID) in Klartext.
Konsistenz der Beträge – Netto + Steuer muss Brutto entsprechen; arbeite mit zwei Dezimalstellen und ISO-Währungscodes.
Code-Listen – Verwende gültige UNIT-Codes, Zahlungsartencodes (z. B. 58 für SEPA-Überweisung) und Länderkennzeichen.
Datumsformate – Halte dich an ISO 8601 (YYYY-MM-DD). Das Tool konvertiert aus dem deutschen Format automatisch, sofern die Werte korrekt erkannt werden.

Automatisierungsmöglichkeiten

Vorlagenversionierung – Speichere pro Kundengruppe eine Vorlage (Behörde, Ausland, Retainer) und pflege Änderungen zentral.
Serienrechnungen – Kombiniere unsere Word-Templates mit Serienbrieffeldern oder ERP-Exports, bevor du sie in Invoixo importierst.
Peppol-Versand – richte einen Access-Point direkt in Invoixo ein, damit die validierte XML ohne Zwischenschritte rausgeht.
Archivierung – Nutze die Exportfunktionen (XML, PDF, JSON) für dein Dokumentenmanagement oder DATEV-Import.

Häufige Fragen

Wie gehe ich mit Teil- und Schlussrechnungen um?
Verwende das Projekt-/Meilenstein-Template. Es enthält Felder für Leistungszeitraum, Abschlag und Restbetrag, die korrekt auf BT/BG abgebildet werden.

Kann ich mehrere Steuersätze in einer Rechnung kombinieren?
Ja. Nutze das Mehrwertsteuer-Mix-Template. Jede Position trägt ihren Steuersatz; die Totalsplitts werden automatisch erzeugt.

Was passiert, wenn ein Feld fehlt?
Die Validierung meldet präzise, welches Business Term betroffen ist. Ergänze den Wert im Invoixo-Interface oder aktualisiere deine Vorlage für die Zukunft.

Fazit

Mit vorbereiteten Word-Templates und dem Invoixo Generator wandelst du eine gewohnte Office-Rechnung ohne Programmierkenntnisse in eine validierte XRechnung XML. Die Kombination aus klar benannten Platzhaltern, automatischem Mapping und Schematron-Prüfung stellt sicher, dass jede Rechnung Behörden- und B2B-Anforderungen entspricht – inklusive Export nach Peppol oder ZUGFeRD.