Peppol Anbindung für KMU – Schritt für Schritt mit Invoixo

Warum Peppol relevant wird

Peppol ist das europaweit etablierte Netzwerk für den sicheren Austausch elektronischer Rechnungen. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland, Österreich und Skandinavien akzeptieren zunehmend ausschließlich Peppol BIS 3.0. Wer seine Prozesse frühzeitig umstellt, erfüllt Ausschreibungsbedingungen schneller und reduziert Medienbrüche im Rechnungsversand.

Voraussetzungen für KMU

• Umsatzsteuer-ID oder GLN-Nummer zur Erstellung der Peppol-Teilnehmer-ID.
• Access Point (AP), der den Versand übernimmt. Viele Provider bieten Komplettpakete ab 100 Belegen pro Jahr.
• E-Rechnungstool wie Invoixo, das XRechnung/ZUGFeRD erzeugt und Peppol-fähige XML-Dateien liefert.
• Interne Prozesse, die Validierung, Freigabe und Archivierung dokumentieren.

Access-Point auswählen

1. Anforderungsprofil definieren – Anzahl Rechnungen pro Jahr, Versand + Empfang, SLA, Support.
2. Provider vergleichen – Prüfe Zertifizierungen (z. B. OpenPeppol), Preisstaffeln und vorhandene Schnittstellen (API, SFTP, Webportal).
3. Testzugang nutzen – Lass dir eine Sandbox bereitstellen, um erste Rechnungen durchzuschleusen.
4. Vertrag abschließen – Vereinbare Volumenpakete und Zusatzleistungen (Monitoring, PDF-Archiv, Supportzeiten).

Beliebte Anbieter: Billentis, Ximantix, Go2UBL, Bundesdruckerei oder DATEV Peppol Service.

Teilnehmer-ID registrieren

• Struktur: DE:VATDE123456789 (USt-IdNr.) oder 9954:123456789 (GLN).
• Registrierung erfolgt über den gewählten Access Point, der dich im Peppol Service Metadata Publisher (SMP) einträgt.
• Halte Ansprechpartner und technische Kontaktadresse bereit – bei Störungen informiert dich der Provider.

Integration mit Invoixo

1. Word-Vorlage ausfüllen – Nutze unsere Templates, damit alle Peppol-relevanten Felder (Leitweg-ID, Zahlungsinformationen, Projektcodes) gesetzt sind.
2. Invoixo Import – Upload der DOCX-Datei, automatisches Mapping auf EN16931.
3. Peppol-Konto hinterlegen – Trage Access-Point-URL, Benutzername, API-Key oder Zertifikat in den Invoixo-Einstellungen ein.
4. Versand starten – Wähle beim Export „Peppol“ und bestätige Empfänger, Referenzen sowie optionale Anhänge.
5. Rückmeldungen prüfen – Delivery Notifications und Fehlerstatus werden im Dashboard angezeigt und können archiviert werden.

Test & Go-Live

• Test-Endpoint – Sende zunächst an Test-Teilnehmer des Access Points, um technische Fehler auszuschließen.
• Pilotkunde – Verschicke eine echte Rechnung an einen verlässlichen Partner und lass dir die Ankunft bestätigen.
• Monitoring – Aktiviere Benachrichtigungen bei fehlerhaften Zustellungen oder Validierungswarnungen.
• Fallback – Definiere, wie du bei Peppol-Ausfällen kurzfristig auf E-Mail mit ZUGFeRD wechselst.

Kosten & Optimierungstipps

• Nutze Volumenpakete statt Einzeltransaktionen, wenn du regelmäßig Rechnungen verschickst.
• Prüfe, ob eingehende Peppol-Rechnungen inklusive sind – viele Provider bieten bidirektionale Pakete.
• Kombiniere den Versand mit automatischer Archivierung (XML + PDF) und Übergabe an DATEV, Lexoffice oder andere Buchhaltungssysteme.
• Dokumentiere jeden Schritt im internen Kontrollsystem (IKS), um GoBD- und DSGVO-Anforderungen zu erfüllen.

Fazit

Mit vorbereiteten Word-Templates und dem Invoixo Generator richtest du die Peppol-Anbindung ohne komplexe Middleware ein. Du erzeugst konforme XRechnungen, sendest sie direkt über deinen Access Point und erhältst Zustellbestätigungen transparent im Dashboard. So erfüllst du die Anforderungen von Behörden und großen Kunden, ohne deine bestehende Rechnungslogik komplett umzubauen.