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Pflichtfeld fehlt

BT-31 fehlt: USt-IdNr. des Verkäufers erforderlich

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Verkäufers ist ein Pflichtfeld bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und steuerpflichtigen Geschäften.

Was bedeutet dieser Fehler?

BT-31 ist das Feld für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Verkäufers in der XRechnung. Dieses Feld ist verpflichtend, wenn:

  • Der Verkäufer umsatzsteuerpflichtig ist
  • Es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung (B2B in der EU) handelt
  • Der Steuersatz größer als 0% ist

Typische Fehlermeldung:

"BT-31 (Seller VAT identifier) is required when tax is applicable"

Betroffenes XML-Feld (CII-Syntax)

ram:SellerTradeParty/ram:SpecifiedTaxRegistration/ram:ID[@schemeID="VA"]

Das Attribut schemeID="VA" kennzeichnet die USt-IdNr. (Value Added Tax Number)

Beispiel: XML-Korrektur

❌ FEHLERHAFT (BT-31 fehlt)

<ram:SellerTradeParty>
  <ram:Name>Muster GmbH</ram:Name>
  <!-- USt-IdNr. fehlt hier -->
</ram:SellerTradeParty>

✓ KORREKT (BT-31 vorhanden) 

<ram:SellerTradeParty>
  <ram:Name>Muster GmbH</ram:Name>
  <ram:SpecifiedTaxRegistration>
    <ram:ID schemeID="VA">DE123456789</ram:ID>
  </ram:SpecifiedTaxRegistration>
</ram:SellerTradeParty>

So behebst du den Fehler

Schritt 1: USt-IdNr. prüfen

Stelle sicher, dass du eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hast:

  • Deutschland: Format DExxxxxxxxx (DE + 9 Ziffern)
  • Österreich: ATUxxxxxxxx (ATU + 8 Ziffern)
  • Schweiz: CHE-xxx.xxx.xxx MWST (oder ähnlich)

Tipp: USt-IdNr. kannst du beim Bundeszentralamt für Steuern prüfen.

Schritt 2: XML-Feld hinzufügen

Füge das Feld BT-31 in deiner XML-Datei hinzu (siehe Beispiel oben).

Schritt 3: Software-Einstellungen prüfen

Wenn du eine Rechnungssoftware nutzt:

  • Stelle sicher, dass die USt-IdNr. in den Stammdaten hinterlegt ist
  • Prüfe, ob die Software das Feld automatisch ausfüllt
  • Bei Kleinunternehmer-Regelung (§19 UStG) ist BT-31 nicht erforderlich

Ausnahme: Kleinunternehmer

Wichtig: Bei Anwendung der Kleinunternehmer-Regelung (§19 UStG) ist keine USt-IdNr. erforderlich. In diesem Fall muss der Steuersatz auf 0% gesetzt und ein entsprechender Steuerbefreiungsgrund (z.B. "VATEX-EU-79-C") angegeben werden.

Empfehlung

Stammdaten einmal pflegen, USt-IdNr. wird automatisch übernommen

Tools mit Stammdaten-Verwaltung holen sich BT-31 (USt-IdNr.) und alle Pflicht-IDs automatisch — keine fehlenden Felder mehr.

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